En casi todas las pymes con las que trabajamos en SIBI pasa lo mismo: alguien guarda un presupuesto en OneDrive, otro lo sube a SharePoint, una tercera persona se lo envía por Teams, y cuando alguien necesita la versión buena, no sabe cuál es.
El problema no es la tecnología. Microsoft 365 tiene las herramientas correctas. El problema es que nadie le ha dicho a tu equipo dónde va cada cosa.
Y cuando cada persona decide por su cuenta, el desorden está garantizado: carpetas duplicadas, versiones cruzadas, archivos que desaparecen cuando alguien se va de la empresa, y permisos que nadie sabe quién dio.
OneDrive y SharePoint no son lo mismo (aunque parezca que sí)
OneDrive es tu carpeta personal. Tuya. Lo que guardas ahí lo ves tú, y solo comparte lo que decides compartir explícitamente. Es el equivalente a «mis documentos» en la nube.
SharePoint es el archivo de la empresa. Lo que está ahí pertenece a la organización, no a una persona. Si mañana se va el comercial que creó la carpeta de clientes en SharePoint, los archivos siguen ahí, accesibles para quien tenga permisos.
El error más común: guardar documentos de empresa en OneDrive. Funciona mientras esa persona está. El día que se va, se lleva los archivos consigo o los deja inaccesibles.
La regla que evita el 90% de los problemas
Una sola pregunta antes de guardar un archivo: ¿esto lo necesita ver alguien más aunque yo no esté?
Si la respuesta es sí: SharePoint.
Si la respuesta es no: OneDrive.
Parece simple, pero esta regla sola elimina la mayoría de los problemas que vemos en pymes. Los presupuestos, contratos, manuales de procedimiento y documentos de clientes van a SharePoint. Los borradores personales, notas y archivos temporales van a OneDrive.
¿Y Teams dónde entra?
Teams no es un almacenamiento, aunque parece que sí. Cuando subes un archivo en una conversación de Teams, ese archivo va a SharePoint por detrás. Teams es la puerta de entrada, pero el archivo vive en SharePoint.
Esto significa que cuando buscas un archivo que alguien compartió en Teams hace tres meses, no lo vas a encontrar en el chat. Lo vas a encontrar en la biblioteca de SharePoint del equipo. Saber esto ahorra horas de búsqueda.
Lo que pasa cuando no hay orden
El síntoma más visible: «¿alguien sabe dónde está la versión final del presupuesto?»
Cuando oímos esa frase en SIBI, sabemos lo que hay detrás:
- Tres copias del mismo archivo con nombres ligeramente distintos («presupuesto_final», «presupuesto_final_v2», «presupuesto_definitivo»).
- Una en OneDrive de la persona que lo redactó, otra en un chat de Teams, otra en un sitio de SharePoint que nadie recuerda.
- Nadie sabe cuál es la buena. Y la que se envió al cliente no está en ninguna de las tres.
El coste no es solo tiempo perdido buscando. Es usar la versión equivocada en una propuesta, enviar un precio desactualizado o perder un documento contractual.
Permisos: el otro problema invisible
SharePoint permite definir quién ve qué. Pero cuando cada persona crea carpetas a su gusto, los permisos se vuelven un caos. Un empleado tiene acceso a documentos que no debería ver. Otro no puede abrir un archivo que necesita. Un tercero puede editar algo que debería ser de solo lectura.
La estructura de permisos tiene que pensarse una vez y aplicarse de forma consistente. No se improvisa sobre la marcha cada vez que alguien crea una carpeta nueva.
El momento de poner orden
Cuando una pyme llama a SIBI porque «no encontramos los archivos», el problema no se arregla comprando más almacenamiento. Se arregla definiendo:
- Qué va en SharePoint y qué en OneDrive (con criterios claros, no preferencias personales).
- La estructura de carpetas de SharePoint (por departamentos, proyectos o clientes, pero una sola estructura).
- Quién tiene acceso a qué (permisos por rol, no por «te paso el enlace»).
- Qué hacer con los archivos de personas que se van (transferencia a SharePoint, no a un disco externo).
Una vez definido, la regla para el equipo es simple: si es de la empresa, va a SharePoint. Si es tuyo, OneDrive. Si lo compartes por Teams, recuerda que el archivo vive en SharePoint.
Qué ganas con tenerlo organizado
No se trata de ser ordenado por estética. Se trata de tres cosas concretas:
Encontrar las cosas. Si la estructura es única y consistente, cualquiera encuentra lo que busca en segundos.
Proteger los datos de la empresa. Lo que está en SharePoint pertenece a la empresa. Lo que está en OneDrive pertenece a una persona. Si los documentos importantes están en OneDrive, la empresa es vulnerable.
Controlar quién ve qué. Con una estructura de permisos bien definida, cada persona accede solo a lo que necesita. Sin sobresaltos.
Preguntas frecuentes
¿OneDrive es menos seguro que SharePoint?
No, ambos tienen el mismo nivel de seguridad técnica. La diferencia es de propiedad y acceso: OneDrive es personal, SharePoint es organizacional. El riesgo no es de seguridad, es de continuidad: si los archivos de la empresa están en OneDrive de un empleado y este se va, los archivos se van con él.
¿Puedo mover archivos de OneDrive a SharePoint después?
Sí, pero cuanto más tardas, más difícil. Hay que rastrear enlaces compartidos, avisar a las personas que los usaban y evitar duplicados. Lo ideal es definir la estructura desde el principio.
¿Cuánto almacenamiento tiene cada uno?
OneDrive: 1 TB por usuario. SharePoint: 1 TB base para la organización + 10 GB por usuario adicional. Para una pyme de 10 personas, tienes 1 TB en OneDrive por persona y 1,1 TB en SharePoint total. Suele ser suficiente.
¿Debería migrar todo de OneDrive a SharePoint?
Depende. Los documentos personales (notas, borradores, archivos temporales) pueden quedarse en OneDrive. Los documentos de empresa (contratos, presupuestos, procedimientos, datos de clientes) deberían estar en SharePoint. No es mover todo, es mover lo correcto.
¿SIBI puede organizar los archivos de mi empresa?
Sí. Hacemos auditoría de la estructura actual, definimos la organización correcta para tu empresa, migramos los archivos y formamos al equipo. El proceso suele tardar entre uno y tres días según el volumen.
Si no encuentras el archivo, el problema no es el archivo
El desorden de archivos no se arregla con más almacenamiento ni con más herramientas. Se arregla con criterios claros y una estructura que todo el equipo entienda. Si cada vez que buscas un documento pierdes 15 minutos, el problema ya está costando dinero.
En SIBI podemos auditar cómo tenéis organizados los archivos, definir la estructura correcta y migrar todo sin perder nada. Hablamos y lo revisamos.
